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Prevención de fraude empresarial

Al igual que con su información personal, mantener a salvo la información confidencial de su empresa es fundamental. Aquí le presentamos algunas maneras de evitar fraudes en su compañía:

  • Proteger con contraseña las computadoras portátiles y codificar los archivos confidenciales.
  • Proteger las contraseñas en el trabajo; no anotarlas ni dejarlas en su escritorio.
  • Instalar, utilizar y actualizar regularmente softwares anti–virus y anti–espionaje en su computadora o red.
  • Utilizar un firewall para evitar que los piratas informáticos invadan su computadora/red.
  • Mantener su computadora/red actualizada con un software de refuerzos de seguridad.
  • Educar a los empleados para que no respondan a, ni hagan clic en enlaces dentro de emails sospechosos ya que pueden potencialmente infectar sus computadoras con keyloggers u otro software malicioso.
  • Proteger los estados de cuenta que contengan números de cuenta.
  • Realizar rigurosas revisiones de antecedentes de los candidatos durante el proceso de contratación, especialmente previo a que los empleados obtengan acceso a información confidencial o autorización de compras.
  • Segregar obligaciones: un empleado no debe ser responsable tanto de registrar como de procesar una transacción.
    • Establecer un límite a la cantidad de personas que pueden autorizar compras.
    • Establecer un límite en dólares al monto que puede autorizar cada persona.
    • La persona que lleva la contabilidad no debe ser la misma que concilie los estados de cuenta.
    • La persona que abre el correo y prepara las boletas de depósito no debe ser la misma que lleve la contabilidad.
  • Realizar auditorías al azar o contratar a terceros para auditar su contabilidad una vez al año, particularmente a los contables o empleados que tienen acceso a registros y documentos financieros.
  • Asegurarse de que todos los cheques, órdenes de compra y facturas estén numerados consecutivamente, y revisar regularmente si faltan documentos.
  • Sieguir personalmente las reclamaciones de clientes de que no han recibido crédito por pagos.
  • Seguridad de cheques:
    • Utilizar un sello de "sólo para depósito" en todos los cheques entrantes a fin de evitar que un empleado los cobre.
    • Exigir que todos los cheques por encima de un monto nominal tengan dos firmas.
    • Nunca firmar un cheque en blanco.
    • Firmar personalmente cada cheque de nómina.
    • Evitar utilizar un sello de firma.
  • Los propietarios de pequeñas empresas deben tomarse el tiempo para revisar las cuentas por pagar y para controlar los gastos netos y pagos. Un esquema muy común al que hay que estar atento es el fraude del esquema de facturación, mediante el cual un empleado crea falsos proveedores "fantasma".
  • Establecer una "política de escritorios en orden" para mantener la información confidencial y/o del cliente fuera de vista.