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Código de conducta y ética

Conformidad con el Código de conducta

A. Nuestras responsabilidades

La Compañía y sus negociaciones son dirigidas en conformidad con todas las leyes y disposiciones en vigencia. Allí donde los requisitos establecidos por dichas leyes y disposiciones no sean claros, deberá consultarse al Departamento legal para asegurar la correcta interpretación y garantizar el cumplimiento de las mismas.

Nuestro papel

  • Entender las políticas y procedimientos internos de la Compañía y el marco legal y regulatorio que regirá las actividades de la Compañía.
  • Leer y familiarizarse con las reglas de conducta estipuladas en este Código y revisarlas periódicamente. Debemos leer el Código con regularidad para refrescar la comprensión de conceptos adquiridos en lecturas previas.
  • Cumplir con las normas de conducta estipuladas en este Código en toda negociación o acción, incluyendo aquellas con clientes, el público, vendedores y colegas.
  • Solicitar ayuda, aprobación y/o aclaraciones con respecto a cualquier asunto dudoso, según lo establecido con el Código.
  • Informar oportunamente sobre cualquier conducta que pudiera violar el Código, o atentar de forma ilegal o inmoral contra él.
  • Colaborar con la gestión durante trabajos de investigación y cumplir con toda política de confidencialidad que se estableciera.
Funciones adicionales de administración
  • Establecer, comunicar y promover el cumplimiento de normas de conducta comerciales, tanto de manera individual como dentro de su organización/departamento.
  • Darle a los empleados información sobre normas, políticas, procedimientos y reglas, así como el acceso a manuales y cuadernillos cuyas disposiciones estuvieran en vigencia.
  • Tratar cualquier comportamiento por parte de un empleado que indicara su posible falta de comprensión o cumplimiento del Código, las políticas de la compañía o las leyes, reglas y reglamentaciones.
  • Responder consultas de los empleados con respecto a normas de conducta comercial y buscar asesoramiento de administrativos con más experiencia o del Departamento legal.
  • Garantizar que todo comportamiento que pudiera violar las políticas de la Compañía, incluyendo el Código, o atentar de forma ilegal o inmoral contra éstas, sea informado de manera oportuna según lo establece el Código.
Función de los directores
  • Revisar el Código anualmente y recomendar posibles cambios.
  • Garantizar que la administración establezca procedimientos para la implementación del Código.
  • Garantizar que la administración lleve a cabo los negocios de la Compañía en cumplimiento con las leyes, reglas y reglamentaciones en vigencia y las políticas de la Compañía, incluyendo el Código.
  • Revisar los informes de la administración con respecto a asuntos surgidos en función de lo establecido en el Código.

B. Informes sobre incumplimientos

Debemos informar sobre todo comportamiento que a nuestro juicio infrinja o pudiera infringir las políticas de la Compañía, incluyendo el Código. El Funcionario de asuntos éticos, el Asesor general o el Jefe de auditoría de la Compañía deberán ser notificados de inmediato sobre esta situación. El Funcionario de asuntos éticos o el Jefe de auditoría de la Compañía determinarán el procedimiento a seguir más adecuado, incluyendo la ejecución de investigaciones necesarias en el asunto y la recomendación sobre una disciplina adecuada. Dependiendo de las circunstancias, el Funcionario de asuntos éticos, el Asesor general o el Jefe de auditoría de la Compañía podrán elaborar informes posteriores para funcionarios administrativos senior, directores o para el Comité de auditoría de la Junta directiva de la Compañía. Si hubiera preocupaciones o reclamaciones que exigieran confidencialidad, dicha confidencialidad estará protegida tanto como sea posible y quedará sujeta a las leyes en vigencia.

El Procedimiento de reclamaciones para empleados sobre asuntos contables y de auditoría de la Compañía, adjunto aquí como Exposición A, detalla procedimientos específicos adoptados por el Comité de auditoría de la Junta directiva para la recepción, retención y tratamiento de las reclamaciones recibidas por la Compañía con respecto a asuntos contables, de controles contables internos o de auditoría. Podemos utilizar estos procedimientos para enviar inquietudes legítimas, aún sin resolver con respecto a contabilidad dudosa, controles de auditoría internos o temas de auditoría. Todas las presentaciones serán tratadas de forma confidencial y anónima (si así fuera solicitado) y estarán sujetas a la normativa de las leyes vigentes.

Como política de la Compañía se prohíbe tomar represalias por informes sobre negligencia de terceros que los empleados hagan de buena fe. Se espera que los empleados colaboren con investigaciones internas sobre negligencia.

El hecho de no informar sobre el incumplimiento del Código o comportamientos ilegales o inmorales podrá ser considerado en sí mismo como un caso de incumplimiento del Código y quedará sujeto a acción disciplinaria.

C. Otros requisitos

Si nos cuestionamos si una actividad cumple o no con lo establecido en el Código, deberemos solicitar una aclaración sobre dicha actividad. Antes de llevar a cabo una actividad dudosa que pudiera ir en contra de lo estipulado en el Código, se deberá contar con aprobación, según consta más abajo.

Primero debemos dar intervención a nuestro encargado, quien ha de consultar al Funcionario regional de asuntos éticos apropiado y/o al Funcionario de asuntos éticos de la Compañía, según sea necesario, sobre cualquier acción que entrañe o pudiera entrañar un conflicto de intereses. En toda aquella instancia donde se vea involucrado el Director ejecutivo de la Compañía, el ente revisor será el Comité de auditoría de la Compañía, que podrá consultar al Funcionario de asuntos éticos de la Compañía. En aquellos casos donde los involucrados sean directores no empleados, los encargados de la revisión serán el Presidente de la junta y el Funcionario de asuntos éticos de la Compañía. Si por cualquier razón no nos sentimos a gusto haciendo consultas a nuestro encargado, podremos ponernos en contacto directamente con el Funcionario regional de asuntos éticos o con el Funcionario de asuntos éticos de la Compañía. Las conclusiones a las que se llegue según el Proceso de aprobación/aclaración se basarán en la posibilidad de que el curso de acción dudoso atente contra la integridad de la Compañía. Dichas solicitudes de aprobación o aclaración, así como las respuestas de los revisores, deberán hacerse por escrito y ser enviadas al Departamento de Recursos Humanos de la Compañía, que se encargará de conservarlas. La Exposición B, adjunta aquí también, contiene una lista actualizada de los Funcionarios regionales de asuntos éticos y un formulario para ayudarnos a acceder al Proceso de aprobación/aclaración.

D. Renuncias

En caso de que algún funcionario ejecutivo, funcionario financiero senior o director renunciara al Código, dicha renuncia deberá ser canalizada a través de la Junta o el Comité de la junta (con autorización de la Junta) y será divulgada públicamente de forma inmediata en la medida que la ley lo requiera.